Новый менеджмент Международной школы г. Нур-Султан столкнулся с систематическим «тушением пожаров» в повседневной операционной деятельности, что сильно сказывалось на эффективности организации. Было принято решение привлечь третью сторону для помощи с решением вопроса эффективности.
Нашей команде было предложено взяться за этот проект. После встречи и обсуждения объема работ мы пришли к соглашению и начали планировать старт проекта. На предварительной встрече с менеджментом школы были заданы наводящие вопросы с целью получить предварительную информацию о «болях» в процессах. Далее было решено провести встречу с будущей командой проекта для ознакомления и зарисовки диаграммы потока создания ценности (VSM). Визуализация VSM позволила команде четко увидеть как ценность от школы движется к заказчику в лице учеников и на каких этапах возникают болезненные шаги.
Следующий этап заключался в правильном планировании времени и ресурсов проекта. В связи с тем, что все участники команды были на полной занятости и не имели возможности посвящать проекту значительное количество времени мы перевели некоторые встречи в онлайн формат. Основные встречи были согласованы на выходные дни. Команда поддержала такой план, что показало их желание улучшить свои бизнес-процессы и избавиться от неэффективности.
В планировании работ был применены принципы гибких методологий Скрам: основные работы были разбиты по приоритетам и на спринты, промежутки времени в 2 календарные недели, в рамках которых команда брала на себя обязательства выполнить определенные задачи из списка. По окончанию каждого спринта мы договорились проводить шоукейз: презентация по результатам работ, в течение которой команда дает отчет о проделанной работе. Спринт закрывался сессией обратной связи (ангд. lookback), где команда делилась позитивными моментами из спринта, а также подмечала моменты для улучшения продуктивности. Следующий спринт начинался с пересмотра приоритетности списка задач и планирования нового путем выбора новых задач. Данный шаг был гарантом того, что все задачи актуальны и имеют ценность на момент исполнения.
В процессе выбора методологии для ведения проекта были определены две основные альтернативы: Лин 6 Сигм и гибкие методологии (Agile). В результате анализа ресурсов проекта был выбран гибридный подход для получения максимальной отдачи от усилий команды: инструменты гибких методологий для планирования и определения задач и инструменты бережливого подхода для анализа и поиска решений. Перед началом проекта представители «Kemel Solutions» провели обучение инструментам Лин 6 Сигм для участников проекта с целью выработки навыков выявления потерь в бизнес-процессах.
По результатам проекта, школа достигла быстрых улучшений в следующих цифрах:
— сокращение еженедельной встречи по планированию для представителей административно-учебного персонала с 1,5 часов до 40 минут, что высвобождает более 600 человеко-часов в год для персонала из 20 человек
— высвобождение 2 часов в неделю для каждого педагога в рабочее время для самообразования, что дает кумулятивный эффект в 8160 человеко-часов в год для персонала из 120 человек
Азамат провел курс в нашей школе в течение 3 месяцев 2021 года. Благодаря курсу, были выявлены систематические проблемы, мешающие рабочему процессу и вызывающие потери. Более того, совместными усилиями были выявлены причины данных проблем и пути решения. Полученные навыки позволили оценить, устранение каких причин и создание каких условий являются наиболее эффективными и структурировать дальнейшую работу. Некоторые из проблем были решены в течение курса, но самое главное, выработанные решения и полученные навыки помогли нашему коллективу продолжить работу в направлении непрерывного улучшения. Помимо прямых целей курса, участники из числа административно-управленческого персонала получили навыки работ над проектами, теперь наша команда может заниматься разработкой решений и постановкой процессов сразу в нескольких направлениях. Также, благодаря позитивной атмосфере курсов, они стали играть и роль командообразования, что, несомненно, помогает в рабочем процессе.
Мы смогли определить общие ценности и начать выстраивать необходимую систему для обеспечения качественного рабочего процесса с минимизацией каких-либо потерь, а Азамат стал прекрасным направляющим и наставником на этом пути.
Еламан Серiк
МША
Нужна
консультация?
Каждый образовательный центр нуждается в тщательной оценке ситуации. Мы поможем разработать Вам индивидуальный план для достижения целей и решения задач, которые стоят перед Вами.